In inglese si chiama ‘actual work’ e possiamo tradurlo come ‘lavoro effettivo’, come ad esempio fare le fatture se una persona addetta a questa mansione o creare un post social se opera come social media manager.
Eppure, sempre più persone sentono di non avere abbastanza tempo per svolgere il lavoro effettivo, perché sono risucchiate dal vortice di tutto ciò che dovrebbe essere complementare.
Dalle videochiamate ai meeting, dalle mail ai messaggi di WhatsApp, chi lavora lamenta che tutto questo richiede una mole di tempo e di risorse e di energia quasi più alta del lavoro ‘vero e proprio’.
Ne deriva una condizione di stress piuttosto forte, che è stata evidenziata anche nel Work trend annual index di Microsoft.
Ma come si può migliorare il lavoro e aumentare la produttività dei collaboratori? Dando il giusto tempo sia al lavoro effettivo che a quello complementare?
Produttività & felicità il binomio perfetto
La felicità aumenta la produttività, e non è una notizia campata in aria bensì qualcosa di dimostrato scientificamente.
Una ricerca dell’Università di Warwick chiamata Happiness & Productivity ha fatto il classico esperimento dividendo i lavoratori in due gruppi. Il primo è stato invitato a guardare pezzetti di commedie e a mangiare cioccolato, mentre l’altro proseguiva con il lavoro abituale.
Chi si era goduto film e dolcetti aveva incrementato la produttività fino al +12%.
Va da sé che quando si è contenti si lavora meglio, perchè migliora anche la fiducia nelle proprie capacità, la voglia di condividere e confrontarsi e anche, semplicemente, quella di fare bene il proprio lavoro.
Per questo, uno spunto per aumentare la produttività dei collaboratori è proprio quello di organizzare delle attività che ‘innescano’ felicità, buon umore o semplicemente uno stato d’animo sereno.
Il lavoro ibrido rientra fra queste, perché offre la possibilità di organizzare al meglio la giornata lavorativa, di ottimizzare gli spostamenti e di risparmiare quindi tempo ed economia, il che è indubbiamente una fonte di felicità e benessere personale.
Condivisione degli obiettivi e delle aspettative
Lavorare senza conoscere il ‘perché’ lo si sta facendo, può essere frustrante e inoltre spinge le persone ad andare avanti alla giornata, senza avere ben chiaro quale sia il traguardo da raggiungere.
Viceversa, avere ben chiari gli obiettivi aziendali aiuta sia ad avere uno scopo, una meta definita, che ad attivarsi per raggiungerla nel miglior modo possibile.
Per questo, è bene condividere sempre obiettivi e aspettative con i collaboratori, così che possano avere un quadro chiaro della situazione e anche dare il loro contributo personale, che è sempre prezioso.
Incontri periodici per rivedere insieme le procedure
Ah le procedure! Si tratta di uno dei talloni d’achille di molte aziende, perché possiamo dirlo chiaro e tondo: il ‘come si fa una cosa’ è tra le questioni meno affrontate di sempre.
Eppure, in un’azienda dove le persone collaborano, sapere quali sono le procedure è indispensabile per tutti.
Perché il viceversa chiede un gran dispendio di tempo e di energia, con chi lavora costretto a correre da una parte all’altra per cercare o chiedere come si fa la tal cosa.
Ecco che un altro spunto per migliorare la produttività dei collaboratori è, sicuramente, mettere le procedure nero su bianco, con una sorta di to do list, magari impiegando dei programmi condivisibili come Confluence.
E, periodicamente, è opportuno fare degli incontri periodici per rivedere insieme le procedure, magari cambiando quelle obsolete, rafforzando quelle che vanno bene e introducendone altre di nuove e più efficaci per il lavoro di ogni giorno.
Condivisione del feedback per rendere partecipi i collaboratori
Un conto sono le critiche e un altro sono i feedback.
I feedback sono dei giudizi espressi su un’attività che hanno il chiaro scopo di essere costruttivi, siano essi positivi o negativi.
La differenza è naturalmente nelle intenzioni, nella forma e nel tono, ma è importante considerare che un lavoratore è, prima di tutto, una persona, con le sue emozioni e i suoi sentimenti.
Un consiglio per aumentare la produttività nei collaboratori è quindi incentivare la condivisione dei feedback ‘veri’ e non delle critiche, per migliorare il lavoro ma anche per contribuire ad elevare le capacità della singola persona.
Inizia a pensare all’intelligenza artificiale insieme ai collaboratori per aumentare la produttività
L’Intelligenza artificiale sta esplodendo e sta raggiungendo molti settori, con servizi che possono sicuramente contribuire ad aumentare la produttività di chi lavora.
Un esempio è Chat GPT, sistema che può essere interrogato per ricevere notizie, spunti e anche veri e propri contenuti su un dato argomento.
Naturalmente nessun robot potrà mai sostituire l’intelligenza umana, ma Chat GPT può probabilmente velocizzare delle procedure, aiutare a trovare spunti più rapidamente e quindi aumentare la produttività in diversi settori.
Ne abbiamo parlato nel predente articolo sull’intelligenza artificiale e, il consiglio, è di condividere fra tutti le informazioni sulle nuove possibilità che l’Ai sa offrire al giorno d’oggi, così che tutti possano essere informati e trarne beneficio.
Un ultimo consiglio per aumentare la produttività è quello di lavorare dall’ufficio comodo, professionale e dotato di tutti i sistemi utili per essere produttivi, senza distrazioni. Come gli uffici arredati di Aries Workspace!
