Il modo migliore per far conoscere i propri prodotti e servizi? Organizzare un evento in cui incontrare nuovi clienti, conoscere nuovi partner e collaboratori.
Molte delle venti realtà aziendali che hanno un ufficio arredato nel nostro Business Center, a Trento, Aries Workspace, hanno già organizzato tantissimi eventi nelle sale che mettiamo a disposizione per organizzare corsi, conferenze e meeting.
Come organizzare un evento di successo
Le esperienze di questi anni ci hanno permesso di mettere a punto un nostro metodo per organizzare un evento. Condividiamo, quindi, i nostri sette consigli per passare dalla pianificazione, alla realizzazione vera e propria, fino alla conclusione di un evento di successo.
Novità nuovo decreto anti Covid per gli eventi
A decorrere dal 1° giugno 2021, in zona gialla, le disposizioni previste per gli spettacoli si applicano anche agli eventi. La capienza consentita non può essere superiore al 25 per cento di quella massima autorizzata.
Definire l’obiettivo dell’evento
La prima cosa da fare è chiarire l’obiettivo che si vuole raggiungere con l’evento. Ciò significa definire la tipologia di evento che si vuole organizzare – meeting, conferenza, convention, ecc… – e cosa si vuole ottenere: farsi conoscere, promuovere un prodotto/servizio in particolare, creare nuove collaborazioni, trovare partner.
Analizzare il target a cui ci si rivolge
Un altro punto fondamentale da chiarire è capire a chi ci si rivolge – uomini, donne, bambini, età, genere, interessi – e stabilire quanti saranno gli invitati in modo da progettare tutti i dettagli dell’evento.
Sviluppare una strategia di gruppo
Per organizzare un evento di successo bisogna avere una squadra vincente: un gruppo di persone tra cui dividere i vari compiti e con cui collaborare per raggiungere l’obiettivo.
Stabilire il programma dell’evento
Tutti gli invitati vorranno sapere qual è il programma dell’evento. Ci dovranno essere dei momenti di pausa e bisognerà strutturare le varie fasi in modo da tenere sempre alta l’attenzione di chi partecipa.
Considerare il budget per l’evento e la comunicazione
Quante risorse si hanno a disposizione per l’evento in sé e per promuoverlo? Prima che l’evento cominci è importante che tutti sappiano la data, il luogo, il programma, sia che si tratti di un evento su invito sia che si tratti di un evento a grande partecipazione.
Anche nel caso di un evento su invito potrebbe essere importante che, per esempio, i giornali locali ne parlino. Quindi, in ogni caso, bisognerà pensare a brochure e volantini e alla comunicazione online su siti, blog e social. Prima di pianificare la comunicazione bisognerà capire qual è il budget disponibile.
Scegliere la location ideale
Bisognerà allestire la sala in cui si svolgerà l’evento in modo che sia professionale e attrezzata con tutto ciò che può servire: dal personale per l’accoglienza, a sedie e mobili, il proiettore e il computer. In base alla durata dell’evento bisognerà valutare anche la possibilità di fare una pausa in cui sia disponibile non solo acqua, ma anche del cibo.
Nella scelta della location bisogna anche rispettare le norme per evitare il contagio da Covid: distanziamento e possibilità di igienizzarsi spesso le mani, innanzitutto. Saranno importanti le dimensioni della sala rispetto al numero di partecipanti, oltre che evitare il formarsi di assembramenti all’entrata e all’uscita dalla sala.
Lasciare il segno
Ricordarsi di promuovere l’evento fino alla fine: preparare un volantino, una brochure o un coupon sconto per l’acquisto del prodotto/servizio promosso durante l’evento per coinvolgere ancora di più i clienti di oggi e di domani.
Ospitiamo il tuo prossimo evento di successo
Nel nostro Business Center, Aries Workspace, diamo la possibilità a tutti i liberi professionisti e imprenditori di noleggiare le nostre sale per organizzare i loro eventi.
Per il noleggio basta prenotare qualche tempo in anticipo e non è necessario avere già un ufficio a noleggio nel nostro Business Center. I nostri uffici sono videosorvegliati e abbiamo messo in campo tutte le misure anti Covid previste dagli ultimi DPCM.
Ti aspettiamo a Trento per mostrarti la sala in cui potrai tenere il tuo prossimo evento di successo. Il caffè lo offriamo noi!
