Se lavori come professionista o dirigi una piccola impresa, sai che conoscere i costi aziendali è fondamentale per “far quadrare i conti”, ma anche per migliorare le prestazioni della tua attività.
È naturale che realtà più contenute possano non avere un reparto dedicato a questo e, soprattutto nel caso di professionisti, la gestione dei costi aziendali viene fatta in autonomia, con tutto l’impegno di tempo, competenze ed energie che ne consegue.
Eppure, analizzare i costi aziendali è indispensabile per redigere il giusto business plan, ma soprattutto per capire come questi costi vanno a influire sulla redditività e sulla prosperità del proprio business.
Va da sé, che la conoscenza di questo aspetto permette anche di capire come ridurre i costi aziendali, perché una volta che sono definiti, ben annotati e ordinati, è possibile monitorarli e, di conseguenza comprendere come agire su voci eventualmente superflue o che possono essere ridotte.
Ridurre costi aziendali: i primi passi
I primi passi per ridurre i costi aziendali sono fondamentalmente tre:
- Calcola tutte le spese e i costi;
- Fai un’analisi delle procedure e della gestione del tempo;
- Ottimizza le spese di marketing e comunicazione.
Vediamoli uno a uno.
Spese e costi anziendali
Calcolare tutte le spese e costi è necessario per capire quanto deflusso di denaro sta uscendo dalla tua attività, sia in contanti che attraverso altri metodi di pagamento.
Questo permette di capire tutte le uscite e, di conseguenza comprendere ciò che fa diminuire il profitto annuale.
In questo calcolo non bisogna includere i costi diretti di produzione, che sono quelli che ti servono per far funzionare la tua attività, bensì quelli di gestione, come ad esempio l’acquisto dei materiali che ti servono per lavorare (anche la semplice matita), l’affitto dei locali, le spese di viaggio e trasferta, gli investimenti in marketing e pubblicità, le utenze, le spese finanziarie (come gli interessi sui finanziamenti) e tutte le altre spese che devi sostenere con i professionisti, come ad esempio l’assistenza legale o la consulenza per i contratti.
In queste voci devi, naturalmente, inserire gli stipendi se hai dei dipendenti, ma anche tutte quelle spese che sono legate alla manutenzione dei locali o degli strumenti che usi per lavorare, anche l’automobile che ti serve per spostarti e andare a visitare i clienti.
Bene, una volta fatto questo, è tempo di fare il secondo passo.
Gestione del tempo e delle procedure
Il tempo è denaro vero?
Una volta che hai raccolto tutti i costi è importantissimo, quindi, che tu faccia un’analisi delle procedure e della gestione del tempo.
Puoi utilizzare degli strumenti digitali che monitorano il tuo impegno giornaliero.
Può bastare anche un semplice Google Calendar, in cui annoti, ora dopo ora, gli impegni svolti e quanto tempo hanno richiesto.
Perché, anche se questo è un lavoro piuttosto certosino, è utilissimo che tu vada a definire quanto tempo impieghi per fare una certa mansione per comprendere l’impegno orario del tuo lavoro e la sua valutazione economica.
Il consiglio è di considerare anche tutto quel tempo dedicato all’organizzazione del lavoro con eventuali colleghi o collaboratori, come lo scambio di e-mail, di messaggi e le videochiamate.
Spese di marketing e comunicazione
Il terzo punto, molto importante per capire come ridurre i costi aziendali, è cercare di ottimizzare le spese di marketing e di comunicazione.
Molto spesso, il fai da te può avere un effetto contrario a quello desiderato, perché per gestire il marketing aziendale e i canali di comunicazione servono tempo, energie, ma soprattutto competenze specifiche.
Nell’analisi dei costi, puoi quindi prenotare quanto tempo ti stanno richiedendo il marketing e la comunicazione aziendale e, soprattutto, quali risultati ti stanno dando.
Li puoi quindi comparare con eventuali preventivi richiesti ad agenzie di marketing o di comunicazione o a professionisti freelance che lavorano in questo settore.
Costi essenziali e superflui, come eliminare gli sprechi?
Una volta che hai definito quali sono i costi essenziali per la tua attività, puoi anche analizzarli uno a uno e capire quali sono quelli indispensabili e quali invece possono essere eliminati, perché superflui.
Magari, in alcuni contratti telefonici hai delle opzioni che non ti servono e toglierle potrebbe abbassare notevolmente il costo di questa utenza.
Lo stesso può valere con altri servizi, per questo è importante conoscere precisamente cosa stai pagando e perché lo stai pagando.
E questo porta al prossimo punto.
Spazi e luoghi di lavoro
Oggi più che mai l’affitto di un locale a uso ufficio è costoso, tanto più che non si tratta solo di prendere in locazione “i muri”, ma di sostenere delle spese energetiche che possono essere estremamente pesanti visto l’attuale caro energia.
Sostenere un ufficio può quindi essere un costo aziendale su cui riflettere, tanto più che oggi esistono soluzioni di uffici flessibili, che permettono di stabilire in modo chiaro e trasparente il costo mensile per avere un luogo dove lavorare.
Aries offre spazi di lavoro flessibili già scelti da moltissimi professionisti e aziende per accoglienza, comodità e funzionalità.
L’affitto di questi spazi ha permesso loro di ridurre i costi aziendali e anche di fare qualcosa di importante per definire le spese energetiche annuali, in quanto le utenze sono comprese nel canone stabilito.
In un’epoca dove l’energia sta creando problemi a moltissime persone, professionisti e aziende, sapere che i costi per la luce, l’acqua, il riscaldamento e il raffrescamento, sono chiari e definiti, è un enorme passo avanti per poter lavorare con più serenità, in quanto hai un quadro chiaro di quanto spenderai al mese, senza brutte sorprese.
Inoltre, gli spazi lavoro flessibili Aries non richiedono costi di manutenzione, in quanto è tutto compreso e anche questo è un risparmio notevole, perché significa abbattere un’altra incognita che potrebbe andare ad aumentare i costi aziendali, diminuendo i tuoi utili nel corso degli anni.
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