Il tema della leadership è affrontato in molti libri, e uno degli autori più celebri in questo campo è John C. Maxwell. A lui si attribuisce una famosa frase sul delegare:
ll segreto del successo risiede nell’imparare a eseguire bene le cose davvero importanti e a delegare tutto il resto.
Tuttavia, delegare può risultare complicato, poiché implica una forma di fiducia che coinvolge anche stati ed emozioni come l’umiltà o la necessità di lasciare andare il bisogno di controllare, che spesso sfocia nel perfezionismo.
La questione è che delegare non significa perdere il controllo, ma piuttosto guadagnare tempo e risorse preziose. Vediamo quindi oggi come farlo nel modo corretto.
Quali sono le 5 regole della delega?
Esiste un modo ‘giusto’ per delegare? Qual è la differenza tra delegare e scaricare compiti? E come imparare a delegare se si è perfezionisti?
Queste sono tutte domande legittime, perciò iniziamo a vedere le 5 regole della delega:
- Primo, definire obiettivi chiari: è essenziale stabilire obiettivi chiari per tutti, in modo che chi si occupa del compito sappia esattamente come svolgerlo e in che tempi e modalità.
- Secondo, scegliere la persona giusta: è indubbiamente difficile delegare un compito a qualcuno che non sa come farlo, magari perché sta ancora imparando o non ha ancora raggiunto il livello di sicurezza necessario per completarlo. È quindi importante scegliere una persona competente, coerente con il lavoro da svolgere e capace di portarlo a termine.
- Terzo, dare autonomia ma restare disponibile: offrire autonomia è un segnale di fiducia, che permette alle persone di crescere. Tuttavia, è fondamentale restare disponibili per fornire feedback o rispondere a eventuali domande.
- Quarto, stabilire tempi e scadenze: ogni compito ha una tempistica e delle scadenze, e per essere completato correttamente è necessario stabilirle a priori.
- Quinto, fornire feedback costruttivi: dare feedback è un’arte che si può certamente apprendere. Il feedback non deve trasformarsi in critica gratuita, non deve includere elementi personali e deve essere legato esclusivamente alla sfera professionale. Inoltre, il feedback dovrebbe contenere consigli o risorse per aiutare la persona a migliorare le sue conoscenze e competenze.
Come delegare in modo efficace?
La chiarezza è fondamentale. In questo caso, è utile porsi delle domande. Cosa sto chiedendo esattamente? La mia richiesta riuscirà a raggiungere l’obiettivo di delega che ho fissato?
Il secondo ingrediente, come abbiamo visto, è la fiducia nella persona a cui deleghiamo, ma anche la consapevolezza che qualcosa potrebbe non andare come previsto e che si debba affrontare insieme.
Il terzo ingrediente è un pizzico di leggerezza. Si delega bene quando si libera la mente, e per farlo ci sono dei semplici esercizi che ‘allenano’ la capacità (e anche la volontà) di delegare.
Come delegare: esercizi sulla delega
Come esercitarsi nella delega?
Delegare è una capacità che si può sviluppare e ci sono esercizi pratici che possono aiutarci a migliorarla.
Il primo consiste nel creare un vero e proprio inventario delle attività, ovvero scrivere dettagliatamente tutte le attività che svolgiamo durante la settimana.
Accanto a ciascuna attività, indichiamo se è assolutamente necessario che la svolgiamo personalmente o se qualcun altro nel nostro team potrebbe eseguirla con un livello di competenza almeno dell’80%.
Questo margine è importante perché è improbabile che qualcun altro possa eseguire il compito esattamente come lo facciamo noi al 100%.
Iniziamo quindi a delegare e, nel corso di una settimana, o anche di due o tre se preferiamo concederci più tempo, possiamo valutare quanto tempo siamo riusciti a recuperare.
Il secondo esercizio è un test utile per iniziare, soprattutto se ci sono resistenze. Il primo passo è identificare una persona con cui cominciare a delegare e affidarle un compito semplice, fornendo istruzioni chiare e precise.
Successivamente, scriviamo quale risultato ci aspettiamo senza interferire con il metodo utilizzato, e procediamo con la delega. Una volta completato il compito, valutiamo come è andata, cosa ha funzionato e cosa potrebbe essere migliorato.
E se lavoriamo da remoto? È possibile delegare anche a distanza? E quali strumenti usare per la delega online?
Delegare da remoto è fattibile, basta usare degli strumenti che mettono in contatto le persone, meglio ancora se permettono di concentrare la comunicazione in un’unica piattaforma, così non si usano mille canali dispersivi.
Ad esempio, si possono usare spazi di lavoro online condivisi, come Slack o Notion, che permettono di accentrare task e comunicazione.
Errori da evitare quando si delega
Ci sono alcuni errori da evitare quando si delega.
Il primo errore è la fretta: se la persona a cui stiamo delegando riesce a svolgere il compito all’80%, potrebbe aver bisogno di più tempo per farlo. È quindi fondamentale stabilire tempistiche adeguate, soprattutto se la persona è ancora in fase di formazione o deve migliorare in alcuni aspetti.
Un altro errore da evitare è il controllo eccessivo: chiedere continuamente aggiornamenti può creare pressione e portare a un lavoro di scarsa qualità.
Il terzo errore è confondere la delega con lo scarico di responsabilità. Delegare non significa abbandonare un compito al caso, ma fidarsi di una persona e permetterle di svolgerlo al nostro posto.
Un quarto errore è perdere l’intelligenza emotiva: l’empatia è essenziale per evitare situazioni difficili sia per noi che per chi sta lavorando. Mettersi nei panni degli altri è un buon modo per aiutare chi sta svolgendo il compito al posto nostro.
Infine, il quinto errore, come visto, è non fornire un feedback coerente e onesto.
Delega e leadership
Un articolo pubblicato sulla Harvard Business Review sottolinea il fatto che delegare è vantaggioso per tutti: manager, collaboratori diretti e organizzazioni.
Tutto questo è connesso con la leadership, che è profondamente coinvolta nel processo perché delegare non è solo una questione di efficienza, ma anche di crescita collettiva.
Le persone che svolgono dei compiti delegati possono infatti crescere e, a loro volta, fare lo stesso con gli altri quando diventeranno leader, contribuendo così alla crescita dell’impresa e, in generale, del mondo del lavoro.
