Google Calendar è probabilmente il calendario digitale più conosciuto al mondo, ed è anche il più utilizzato, visto che è strettamente connesso a Gmail, servizio di posta elettronica che conta ben 1,8 utenti nel mondo.
Questo calendario online può ormai essere definito ‘storico’, visto che è nato nel 2006 e, nel corso degli anni è diventato sempre più smart e in grado di rispondere alle esigenze delle persone che lo utilizzano.
Al di là della sua storia gloriosa, oggi vediamo come sfruttare al massimo Google Calendar per organizzare il lavoro, gestire gli appuntamenti e anche migliorare la produttività.
Google Calendar: lo strumento per organizzare il lavoro
Google Calendar è prima di tutto un calendario e, in quanto tale, la sua funzione è di fissare gli appuntamenti in base al giorno e all’ora in cui si terranno.
Come ogni software in cloud e app, possiamo entrare con delle credenziali – che sono le stesse con cui si accede alla costellazione Google – e inserire gli eventi, che possono essere unici oppure ricorrenti.
Basta quindi cliccare nella riga che corrisponde al giorno e all’ora di interesse e compilare i dettagli con il nome dell’evento, la posizione, la descrizione e la richiesta di inviare una mail di promemoria a una certa ora, ad esempio un’ora prima dell’evento stesso.
Questa la è la base di Google Calendar, ma questo calendario digitale ci permette anche di effettuare:
- La pianificazione avanzata degli eventi: cliccando in alto a sinistra si apre un menu a tendina che permette di selezionare la voce ‘Programma degli appunti”.
Questa schermata permette di inserire gli appuntamenti della settimana, di impostare la nostra disponibilità generale e anche i dettagli con cui le persone possono prendere appuntamento con noi (massimo anticipo, anticipo minimo…).
- La sincronizzazione con diversi dispositivi: Google Calendar può essere sincronizzato in diversi device, dallo smartphone (con uso dell’app o da browser) al tablet fino al computer.
- La gestione di diversi calendari: Google Calendar permette di iscriversi a calendari di altre persone e questo è decisamente comodo se vogliamo creare ad esempio un calendario aziendale, dove tutti sono a conoscenza degli impegni e delle disponibilità temporali dei colleghi.
- L’integrazione con altri strumenti Google: Google Calendar e Gmail sono iperconnessi, tanto che i promemoria del calendario vengono inviati proprio a questo servizio di posta elettronica. Inoltre, Google Calendar può sincronizzarsi con altri sistemi come ad esempio Outlook o il calendario Apple.
Al di là di questo, Google Calendar si integra con il Drive di Google, lo spazio di memoria dove risiedono i file testuali o visuali e anche con Meet, il servizio per le videoconferenze. In questo caso, organizzando una videochiamata Meet il sistema può inviare un promemoria dell’evento via Gmail, sia esso unico o ricorrente.
- Utilizzare i colori per categorizzare gli argomenti: i colori sono un ottimo modo per dividere sia i diversi settori di un lavoro che le tipologie di eventi. Google Calendar permette di farlo, così possiamo creare un calendario virtuale più immediato nella comprensione. Ad esempio il rosso può definire gli eventi molto importanti, il blu le visite mediche, il giallo il tempo libero… Ognuno di noi può personalizzare gli eventi dando a un colore un certo significato e collegandolo a un certo tipo di impegno/evento.
Per approfodire gli strumenti offerti dalla piattaforma Google leggi l’articolo dedicato a Google Workspace.
Google Calendar e la produttività
Google Calendar è amico della produttività? La risposta è sì ma, come ogni strumento, è importante saperlo usare al meglio per ottenere buoni risultati.
Sappiamo che la produttività ha bisogno di pause e di momenti dedicati a noi stessi, ecco perché con Google Calendar si può impostare il cosiddetto time blocking, una tecnica di gestione del tempo che prevede di riservare degli spazi temporali ad attività proprie, anche al riposo o alla formazione.
Basta creare un evento e impostarlo come privato, così chi accede al nostro calendario capirà che siamo occupati e potremo dedicare quel tempo a ciò che preferiamo.
Questo è solo un esempio, perché in termini generali, il calendario di Google è un ottimo strumento per migliorare la produttività, perché, a conti fatti, permette di impostare le ore di lavoro, le disponibilità e anche di avere una visione completa delle ore occupate.
Ad esempio, si può visualizzare il calendario in modalità giornaliera, settimanale e mensile.
Ecco che, se notiamo che un certo task (magari contraddistinto con un colore che abbiamo scelto) occupa troppo tempo, oppure crea frizione con altri impegni, possiamo rendercene conto visivamente e, di conseguenza, organizzare meglio il tempo, migliorando il benessere e anche la produttività.
In che modo? Magari spostando una call in un altro orario, lasciando un lasso di tempo se un impegno è in presenza per agevolare gli spostamenti e non dover fare le corse o fissando delle ore che possiamo dedicare a task meno impegnativi in un momento della giornata in cui sappiamo essere meno reattivi, sia esso il mattino presto o il tardo pomeriggio.
Google Calendar: ottimizza il lavoro e anche il tuo tempo dopo il lavoro
In conclusione, Google Calendar non è solo uno strumento di lavoro: è una vera e propria agenda compilabile online che permette di avere un quadro chiaro e analitico degli impegni quotidiani.
Possiamo usarlo anche per il tempo libero? Certo, anzi, è consigliato farlo perché come dicevamo qualche riga sopra questo ci permette di avere un quadro completo della nostra giornata e, in questo modo, di poterla organizzare al meglio, sia nella sfera professionale che in quella privata.
