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Google workspace: alla scoperta dello spazio di lavoro digitale

Google Workspace

Come suggerisce il nome, Google Workspace è un vero e proprio spazio di lavoro digitale.

Un tempo si chiamava Google Suite, o GSuite e nel 2020 ha cambiato nome in Google Workspace, diventando un punto di riferimento per chi ha bisogno di soluzioni operative per lavorare direttamente in rete, ma anche di programmi per organizzare il lavoro di tutti i giorni.

Cosa puoi fare con Google Workspace?

Google Workspace contiene app (applicazioni), ognuna con una funzione precisa ma che, aspetto alquanto importante, dialogano fra di loro.

In sostanza, è una suite di strumenti operativi e per l’organizzazione del lavoro che funziona in cloud, tutti sviluppati da Google stesso.

È particolarmente utile nei progetti di gruppo, poiché consente a più utenti di accedere attraverso username e password allo stesso file e prevede la modifica collaborativa dei documenti, un aspetto alquanto importante nell’ottica del lavoro condiviso in modalità agile, ovvero svolto da postazioni diverse dalla sede aziendale.

Lo spazio lavoro funziona su Windows, macOS e Linux e l’hosting risiede nella rete di data center di Google o anche su server tradizionali aziendali.

Gratuite con limitazioni per gli utenti privati, le applicazioni del Google WorkSpace offrono vantaggi specifici per le aziende e i liberi professionisti.

Da un maggiore spazio nella casella mail (Gmail) a più tempo disponibile per le videochiamate (Meet), fino a programmi per l’email marketing e assistenza personalizzata, il Pro ha caratteristiche evolute che lo rendono più professionale.

Quali sono le app di Google Workspace?

Le app di Google Workspace sono strumenti che servono sia per operare che per organizzare il lavoro e migliorare la produttività. Vediamone alcune utili per gestire il lavoro di imprenditori e liberi professionisti.

Gmail: nato nel 2004, Gmail è oggi uno dei servizi di posta elettronica più impiegati al mondo. È gratuito fino a 15 Gb di spazio e vi si possono allacciare anche indirizzi di posta ‘esterni’, come ad esempio le webmail legate al proprio dominio.

Meet

applicazione per le videochiamate o videoconferenze. Si può generare un appuntamento in real time o da fruire in un momento successivo e si può condividere l’invito dall’app ai partecipanti.

Calendar

più di un calendario, Calendar è un’agenda dove inserire eventi e appuntamenti. Chi crea il calendario può concedere autorizzazioni ad amministrarlo. Come visto prima, le app dialogano fra di loro, quindi ad esempio, una videochiamata Meet può essere allacciata al Calendar e anche a Gmail, per ricevere una notifica dell’appuntamento. 

Drive

app di archiviazione dove possono trovare spazio documenti in diversi formati e concedere l’autorizzazione a consultarli, lavorarci o scaricarli. Utile per condividere documenti corposi con collaboratori, colleghi, clienti e altre figure professionali e non.

Docs

un’app di scrittura che permette di creare documenti di testo e di condividerli con altri utenti dando loro l’autorizzazione desiderata: visualizzazione, commentatore, editing. I file creati in Docs possono essere quindi scaricati in diversi formati, dal Word al PDF.

Sheets

rivale diretto di Excel, Sheets crea fogli di calcolo e tabelle attraverso l’uso di formule. L’app si integra con tutto lo spazio lavoro, si possono condividere i fogli con altri utenti con diverse autorizzazioni e scaricarli in formati diversi.

Slides

è lo strumento che permette di creare presentazioni, moduli e progetti. Anche in questo caso il lavoro può essere condiviso, così chi viene autorizzato può contribuire direttamente, operando sullo stesso documento.

Forms

strumento per creare form online, ovvero moduli, questionari, sondaggi e che permette di analizzare le risposte in tempo reale, anche con l’uso di grafici esplicativi. I moduli possono essere incorporati in altri documenti, ma anche in un sito, in una mail o nei canali social.

Keep

si tratta di una sorta di block notes, ovvero di un’app per prendere appunti. Si possono inserire testi, immagini o disegni, assegnare etichette, applicare colori diversi per distinguere le note. 

Admin

è la  console di amministrazione. Un utente amministratore dispone di privilegi necessari per gestire i servizi di altri utenti che collaborano (utile all’interno di attività con più personale come aziende, organizzazioni…).

Endpoints

è un sistema di gestione delle API (Application Programming Interfaces, ovvero interfacce che permettono alle applicazioni di interagire con altre applicazioni)  che permette di monitorare, analizzare e anche impostare le quote per le proprie API utilizzando la stessa infrastruttura utilizzata da Google per le sue.

Google Workspace: il prezzo

Quando utilizzate da privati, le diverse app che compongono Google Workspace sono gratuite con limitazioni, ma la suite è un servizio a pagamento.

Google Workspace funziona con abbonamento mensile e si può scegliere fra diverse soluzioni:

  • Versione Business Starter
  • Versione Business Standard
  • Versione Business Plus
  • Versioni Enterprise

Ci sono quindi versioni per organizzazioni specifiche, soluzioni speciali per scuole e organizzazioni no profit e versioni per i governi.

Questo il link per vedere i diversi tipi di abbonamento

Google Workspace per il tuo lavoro 

Google Workspace è utile per il lavoro? Indubbiamente sì, e lo è soprattutto per chi lavora in modo ibrido, ovvero per chi si divide fra la sede aziendale e spazi flessibili, o lavora come feelancer.

Un tempo i software erano tutti legati a spazi aziendali rigidi, se non installati sul singolo computer.

Oggi questa barriera è stata superata, perché il cloud di Google Workspace permette di lavorare da ovunque e di condividere il lavoro con chi si desidera.

Si tratta, in conclusione, di uno spazio digitale flessibile ben utilizzabile, in nome di un orizzonte professionale privo di confini e aperto a un modo di lavorare più libero e snello, sia nell’online che negli uffici fisici.

Simone Valer

Simone Valer

Responsabile presso Aries Workspace. Amo viaggiare, ballare e scalare le vette più alte in montagna. Tutti i giorni vivo l'ufficio e qui racconto la vita quotidiana di quasi 40 realtà aziendali che hanno scelto la comodità di avere un ufficio arredato per la propria attività.

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