Qualsiasi imprenditore, libero professionista o freelance è alla ricerca di un metodo per riuscire ad essere organizzato e a rispettare le scadenze senza ritrovarsi in emergenza per concludere un progetto. Si cerca di essere sempre più produttivi ed efficenti, in modo da riuscire a produrre di più, ma anche a lavorare nel miglior modo possibile. Un metodo di ottimizzazione del tempo e della produzione di grande aiuto, se applicato in modo corretto e continuo, è la matrice di Eisenhower.
Come essere più produttivi in ufficio con la matrice di Eisenhower
“Ciò che è importante raramente è urgente e ciò che è urgente raramente è importante”
- Dwight D. Eisenhower,
Questa citazione, attribuita a Dwight D. Eisenhower, può essere vista come il concetto base del metodo di ottimizzazione del tempo e della produzione chiamato“Matricedi Eisenhower”.
Il punto di partenza di questo metodo è l’analisi delle priorità: si devono separare tutte le attività dividendo ciò che è urgente da tutto ciò che è superfluo.
Esempio di matrice di Eisenhower
- A – importante e urgente:gli incarichi che finiscono in questo quadrato sono prioritari e devono essere portati a termine nel più breve tempo possibile. In caso contrario, gli obiettivi prefissati non verranno raggiunti. Questi incarichi richiedono un’attenzione immediata come: la consegna di un lavoro, il termine di un pagamento o il dover andare dal dentista. Ovviamente se il quadrante riporta pochissimi incarichi, significa che tutto è stato pianificato e organizzato al meglio. Se invece questo riquadro fosse ricco di lavori, significa che sono gli eventi stessi che ci stanno comandando e portiamo avanti il lavoro senza controllo, ma in balia degli eventi. È fondamentale abituarsi a programmare ogni compito senza che si trasformi in un’urgenza.
- B – importante ma non urgente: attività con scadenza nel breve termine e che sono importanti per raggiungere obiettivi lavorativi e per stare bene sia con la mente che con il corpo. L’esercizio fisico, lo studio, il lavoro, il tempo trascorso con i propri familiari. Spesso tendiamo a rimandare questi impegni, perchè troviamo attività che sembrano più urgenti ma che hanno un impatto minore sulla nostra vita. Grazie ad una buona pianificazione di questi impegni è possibile risolvere anche altre questioni che sembrano più urgenti.
- C – urgente ma non importante:sono compiti che devono essere conclusi al più presto, ma possono essere delegati a qualcun altro. Rientrano in questa categoria le telefonate, le email, le richieste da parte di altri colleghi, familiari o amici.
- D – né importante né urgente:sono definite azioni superflue, perchè non rientrano all’interno delle priorità e possono essere lasciate incompiute. Per esempio, guardare la televisione, le serie tv o navigare nel web. Sono importanti se viste come attività di svago, ma per il raggiungimento degli obiettivi risultano superflue.
Come applicare la matrice di Eisenhower
Questa matrice può essere utilizzata per gestire il tempo giornaliero, settimanale, mensile o annuale, decidendo quali sono le azioni prioritarie a breve, media e lunga scadenza.
In pratica, può essere organizzata semplicemente prendendo un pezzo di carta e segnando l’elenco delle cose da fare, ordinando i compiti secondo il criterio dell’importanza e assegnando ad ognuno il livello di urgenza. Successivamente si può iniziare a lavorare seguendo l’ordine stabilito.
Per riuscire ad organizzarsi al meglio è importante pianificare le attività all’intenro del quadrante n. 2, al contrario se le attività risultano all’interno dei quadranti 1 e 3 significa che bisogna cambiare il metodo di lavoro, perchè si sta lavorando sempre in urgenza. Uno dei compiti più difficili è riuscire a distinguere i lavori importanti da quelli semplicemente urgenti: la priorità deve essere assegnata in modo prioritario sempre a ciò che è importante.
Per approfondire questa tematica consigliamo la lettura del libro“The7 habits of higly effective people” di Stephen Covey.
E voi, come organizzate i vostri impegni di lavoro?
Ad Aries Workspace aiutiamo i liberi professionisti, che hanno scelto i nostri uffici come sede di lavoro, a sviluppare la loro attività senza altri pensieri. Bollette della luce, connessione a internet, pulizie, servizio di segreteria con filtro delle telefonate e ritiro pacchi. Tutto è incluso in un unico e comodo nel canone mensile. Per prenotare un appuntamento e visitare la struttura basta compilare il form in questa pagina. Vi aspettiamo!
