Come organizzare i progetti di lavoro in modo da avere tutto sotto controllo? Meglio ancora da un’unica app o piattaforma?
Risponde Notion, uno strumento che è diventato decisamente popolare negli ultimi tempi perché è versatile, permette di condividere i progetti (fattore indispensabile per chi lavora da remoto) e ha un’interfaccia semplice e pulita.
Vediamo quindi come funziona Notion, quali sono i suoi punti forza e perché può diventare un alleato essenziale per professionisti e imprenditori.
Cos’è Notion e come funziona?
Notion è, fondamentalmente, uno strumento per prendere appunti, ma viene impiegato per gestire i progetti di lavoro e coordinare i task, tra cui le scadenze, in modo piuttosto semplice, perché permette di attribuire incarichi e anche obiettivi.
Può essere inteso come uno strumento per pianificare i progetti? Certo, tanto più che può essere utilizzato con la versione web (accedendo da tutti i browser), oppure con la sua app.
Riguardo al funzionamento di Notion, molti lo paragonano ai Lego, i famosi mattoncini colorati, perché in effetti la base è un foglio bianco su cui costruire a piacere i diversi blocchi che contengono le informazioni.
Sulla barra laterale di sinistra ci sono le informazioni principali, le funzioni (ad esempio task list o quick note) le pagine e sottopagine create, le impostazioni e la ricerca.
La parte centrale è un foglio bianco da riempire con le funzioni, mentre in alto a destra si trovano altre funzioni relative alla pagina dove si sta lavorando, come ad esempio la condivisione.
Gestione delle attività e dei progetti
Ogni pagina di Notion può diventare un’attività o un progetto su cui lavorare singolarmente o in modalità condivisa.
Ecco alcune funzioni di questo programma:
Note
Uno spazio ‘libero’ dove si possono appuntare tutte le note che si desiderano. Questa funzione può risultare particolarmente utile per prendere appunti.
Database personalizzati
Chiamarli tabelle sarebbe riduttivo: i database di Notion sono degli spazi che possono essere organizzati a piacere, inserendo i dati di interesse. Ad esempio, si può creare un database di un certo progetto, con accanto una spunta di completamento e il nome di chi ci sta lavorando.
Collaborazione in tempo reale
Notion permette a più persone di lavorare contemporaneamente in uno spazio lavoro, il che è molto comodo per chi lavora da remoto o ha bisogno di condividere informazioni e progetti con colleghi o collaboratori.
Integrazioni e automatizzazioni
Notion può dialogare con altri programmi e rendere il lavoro più semplice e fluido. In alcuni casi l’integrazione è automatica, mentre in altri può essere richiesto l’uso di un software di integrazione.
Perché Notion è utile per professionisti e imprenditori?
Nel corso degli anni Notion è diventato molto più di uno strumento per prendere appunti.
Grazie alle funzioni e integrazioni, questo sistema permette di creare una sorta di wiki personale, dove i livelli di inserimento dei contenuti è pressoché infinito.
Questo fa comodo a professionisti e imprenditori che vogliono organizzare tutto in uno stesso spazio di lavoro.
In più, Notion permette di pianificare i task, di creare flussi di lavoro con database o fogli di calcolo, così le persone che collaborano hanno tutto a portata di click.
Un altro punto a favore di Notion è la presenza dei template, modelli già predisposti (alcuni creati anche dalla community) che fanno risparmiare tempo e offrono uno schema su cui lavorare già pronto all’uso.
Notion offre:
- Flessibilità: è uno strumento che può essere utilizzato per diversi scopi, dal prendere appunti all’organizzare i progetti, tutto in un’unica piattaforma;
- Efficienza: Notion va dritto al punto, è efficiente e non ci sono funzioni poco utili o che fanno perdere tempo;
- Collaborazione: come visto, può essere condiviso con il gruppo di lavoro e questo è ottimale per chi opera da remoto o ha bisogno di uno spazio di lavoro condiviso tra più persone;
- Centralizzazione: in effetti Notion centralizza tutto in unico posto, grazie anche all’integrazione con eventuali altre piattaforme (ad esempio Google Drive, Slack, Asana…)
In conclusione, questo strumento è utile, pratico e, grazie ai template, offre una base su cui lavorare già pronta, il che fa risparmiare tempo e alleggerisce il lavoro organizzativo di professionisti e imprenditori.
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