La primavera è ormai alle porte, perché non approfittare per iniziare la nuova stagione in un ambiente ordinato? In questo modo si aiuta la propria mente a rimanere concentrati e si affrontano le giornate lavorative in modo positivo. Per questo ho deciso di dedicare l’articolo di questa settimana all’organizzazione dell’ufficio, descrivendo alcune regole da seguire se si vuole partire con il piede giusto e lavorare sempre più concentrati.

5+1 regole da seguire per organizzare l’ufficio

Se in questo momento sei sommerso dalla carte e l’idea di dover staccare dal lavoro per mettere in ordine non ti entusiasma, ti avviso che già con qualche piccolo accorgimento messo in pratica un poco alla volta è possibile cambiare le proprie abitudini e lavorare meglio. Un ufficio disordinato e confuso non aiuta a concentrarsi e a lavorare in modo efficente.

Decluttering in ufficio

La parola Decluttering significa “liberarsi dagli oggetti vecchi e inutili” e può essere applicata anche in ufficio. Ci sono tantissimi oggetti, carte, documenti che non servono più e che possono essere buttate via. Seleziona una zona dell’ufficio per volta, puoi decidere di dedicare venti minuti della giornata a questo compito, in modo da non fermare il lavoro abituale. Prova a prendere in mano gli oggetti che hai vicino e poniti alcune domande:

Quando è l’ultima volta che lo ho utilizzato? In futuro potrebbe essermi utile?

Se non ricordi di averlo mai utilizzato e hai qualche dubbio sull’utilità dell’oggetto, molto probabilmente è arrivato il momento di separarsene. Una volta liberato spazio vitale, occupato inutilmente, anche la tua mente ne gioverà e lavorare sarà ancora più efficace ed efficiente.

Organizzare i documenti in digitale

La documentazione che può essere conservata in digitale significa riuscire ad avere più spazio in ufficio. Sicuramente un ottimo modo per liberare dello spazio in ufficio. Il mio consiglio, in ogni caso, è di effettuare dei backup dei file o di salvarli in un server dedicato in cloud per essere sicuro di non perdere informazioni e documenti preziosi.

Organizzare l’ufficio con etichette e pennarelli

È fondamentale avere tutto sotto controllo e pronto per essere utilizzato in caso di necessità. Inizia fin da subito a dividere l’archivio con un senso logico e ad utilizzare etichette e pennarelli per evidenziare cosa vi è all’interno. Se farai un buon lavoro e renderai chiaro l’utilizzo dell’archivio, in caso di assenza sarà più facile per chi dovrà recuperare un documento riuscire a trovarlo.
Se fai la raccolta differenziata, segnala in modo chiaro dove va buttata la plastica piuttosto che la carta, anche questo è un ottimo modo per aiutare colleghi o sostituti per non ritrovarsi con carta, scatole e involucri di plastica nel posto sbagliato.

Se vuoi ottimizzare lo spazio di lavoro, leggi l’articolo dedicato alla postazione di lavoro ideale.

Stabilisci delle aree per ogni progetto

Ogni volta che si inizia un nuovo progetto è sempre una buona idea creare una teca o uno spazio dell’ufficio dedicati. In questo modo sarà possibile trovare velocemente tutta la documentazione riguardante ogni singolo progetto. Se non hai mai organizzato l’ufficio in questo modo, può esser un buon momento per iniziare poco alla volta ad organizzare tutto l’archivio con questo ordine.

Archivia ogni settimana

Un buon modo per mantenere l’ordine in ufficio è trasformare il momento dell’archiviazione in un’abitudine. Se dedicherai 5/10 minuti alla fine della settimana per mettere al loro posto progetti e documentazioni varie, senza nemmeno accorgertene riuscirai a lavorare in un ufficio ordinato ed organizzato.

+1 bonus per organizzare l’ufficio

Aggiungi un pizzico di originalità al tuo ufficio. Basta una pianta particolare (da non perdere piante per arredare l’ufficio) piuttosto che un soprammobile. L’ufficio trasmette l’essenza di chi lo vive tutti i giorni e deve essere un luogo accogliente anche per i clienti che dovessero entrare e accomodarsi di fronte a te. Ricorda l’ufficio parla di te e della tua attività e può fare la differenza nella scelta da parte del cliente di un tuo prodotto o servizio.

Non sei ancora sicuro di quale sia l’ufficio giusto per la tua attività? Non perdere tempo e passa a trovarmi al Centro Uffici Arredati in Via Praga 5 a Trento. Scoprirai una nuova formula per avere un ufficio chiavi in mano, flessibilità e servizi sempre compresi!

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