Da alcuni anni le comunicazioni che necessitano di avere un valore legale, come la raccomandata con ricevuta di ritorno, possono essere inviate anche in modo digitale attraverso la PEC – Posta Elettronica Certificata.
PEC: cos’è e come funziona
La PEC è un mezzo efficiente e veloce per l’invio di comunicazioni per cui è necessario certificare l’invio e la consegna, come:
- contratti, fatture, ordini
- circolari e direttive
- convocazioni di Consigli, Assemblee, Giunte
- comunicazioni ufficiali nelle organizzazioni complesse
- paghe e stipendi
La PEC usa solo protocolli sicuri e si può accedere alla propria casella di posta elettronica certificata con un username e una password o con un certificato digitale.
Invio e ricezione di messaggi tramite la PEC
Dopo l’invio di un messaggio tramite PEC viene inviata una ricevuta di accettazione – in formato testo o xml -, firmata dal gestore, con indicato l’orario di trasmissione e i destinatari.
Appena il messaggio viene consegnato al provider del destinatario questo emette la ricevuta di consegna, in cui sono indicate data e ora, e contenuto.
Perché ci sia una ricevuta di avvenuta consegna è necessario che sia la casella del mittente sia quella del destinatario siano di tipo PEC e che viaggino su protocolli sicuri.
La presenza dell’allegato alla ricevuta di consegna che contiene il messaggio originale costituisce una prova dell’invio ed è uno dei principali motivi per cui si usa la PEC per inviare documenti importanti.
Vantaggi della PEC
Ecco alcuni dei tanti vantaggi di avere una casella di posta elettronica certificata:
- risparmio di cartaceo come buste, lettere e francobolli e di spazio per l’archiviazione
- risparmio di tempo nell’invio di documenti e comunicazioni perché non bisogna spostarsi o fare file, e le ricevute arrivano in tempi brevissimi
- semplicità, basta un dispositivo connesso a Internet.
Risparmiare tempo significa essere più produttivi e poter organizzare meglio le proprie giornate lavorative, ovvero essere più sereni anche in momenti delicati come l’invio di documenti o comunicazioni importanti.
PEC: chi ha l’obbligo
Con l’entrata in vigore della Legge 221/2012 – che integra la Legge 2/2009 – è scattato l’obbligo della PEC per:
- professionisti – obbligo verso ordini e i collegi a cui sono iscritti
- società – devono dichiarare la casella PEC al momento dell’iscrizione al Registro Imprese
- ditte individuali – devono dichiarare la casella PEC al Registro Imprese
- Pubbliche Amministrazioni
Per la trasmissione del proprio indirizzo di Pec al Registro Imprese, è possibile usare il servizio semplificato per cui non serve pagare oneri, bolli e diritti. Per accedere al servizio basta avere la firma digitale del legale rappresentante.
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