Negli ultimi anni i costi energetici, assieme a tutte le voci relative alla gestione di un ufficio tradizionale, possono pesare parecchio nel bilancio di chi svolge un’attività.
Ecco entrare in gioco l’ufficio on-demand, la soluzione che si sta affermando come risposta concreta al caro-energia, sia perché permette di utilizzare uno spazio professionale quando serve davvero, sia perché trasforma costi variabili e spesso imprevedibili in spese chiare, definite e quindi facili da programmare.
Perché le spese energetiche sono diventate un problema per le imprese
Le spese energetiche sono sempre state una voce di bilancio pesante per le imprese ma oggigiorno, con le tensioni geopolitiche e il diffuso aumento dei prezzi nel mercato energy, la situazione sta diventando problematica, soprattutto per le attività di piccole dimensioni e per i freelancer.
Basti pensare che nella prima metà del 2025 i prezzi dell’elettricità per i clienti non domestici nell’UE sono aumentati dello 0,9% rispetto allo stesso periodo del 2024, senza contare i rincari nel gas e la volatilità di un quadro che rende difficile stimare i costi energetici operativi (Fonte Eurostat).
In soldoni, le imprese e i professionisti fanno fatica a capire quanto spenderanno in utility, ovvero in costi energetici e, se l’ufficio viene usato in forma ibrida, questi costi rischiano di essere sproporzionati rispetto ai fabbisogni reali.
Da un lato, quindi, ci sono i rincari e dall’altro la difficoltà a stimare la spesa, fattore che rende complicata la costruzione di budget realistici e, di conseguenza, la possibilità di definire i guadagni e di pianificare eventuali investimenti.
Cos’è un ufficio on-demand e come funziona in un Business Center
L’ufficio on-demand è lo spazio professionale ‘pronto all’uso’ che si può riservare quando si ha bisogno e per il tempo che serve.
Può trattarsi di ore, giorni, anche periodi di tempo più lunghi, ma la prima e grande differenza con l’ufficio tradizionale è che chi lo affitta non si deve fare carico in prima persona degli aspetti strutturali e organizzativi.
Nel caso di Aries Workspace, il modello è molto chiaro e pratico, perché il Business Center propone diverse formule, dagli uffici arredati al day office, fino all’ufficio condiviso, con una logica all-inclusive e con tempi di utilizzo modulabili.
Cosa significa nella pratica? A differenza dell’ufficio tradizionale cambia proprio il paradigma, ovvero chi lavora non si fa carico di un immobile da gestire, ma va a prenotare e usufruire di uno spazio lavoro professionale comodo e subito funzionante.
Una distinzione: l’ufficio on-demand, come nel caso di Aries Workspace, non deve essere confuso con il co-working classico, dove solitamente si occupa una singola scrivania o uno spazio di lavoro condiviso. Il Business Center, inoltre, offre soluzioni di uffici privati, reception, sale riunioni, servizi di segreteria, controllo accessi, parcheggio, spazi comuni strutturati.
Il tutto è immediatamente operativo, ovvero chi lavora può affittare subito l’ufficio on-demand in base alle proprie esigenze di tempo e di spazio.
Come funziona l’utilizzo delle utenze nel Business Center
Questa è una delle domande più comuni quando si parla di ufficio on-demand, ovvero come vengono definite le utenze nel Business Center. La logica che sta dietro il funzionamento delle utenze è quello di un pacchetto unico, che racchiude i costi generali e questo crea una semplificazione pratica e operativa.
Pratica perché nell’affitto dell’ufficio on-demand si sa quanto si spende di bollette in quanto è compreso nel costo di noleggio, operativa perché l’azienda o il professionista non devono attivare singoli contratti, coordinare fornitori, seguire scadenze, gestire imprevisti tecnici o rincari improvvisi su ogni singola voce.
Cosa è incluso nel canone: dalla luce alla connettività
Nel caso di Aries Workspace, il canone di noleggio comprende le utenze, quindi, elettricità, gas, acqua, e servizi quali internet veloce, parcheggio, pulizie, tassa rifiuti, impianti di sicurezza, videosorveglianza, polizza assicurativa, utilizzo di spazi comuni e servizi di reception e segreteria.
Questo vale anche per il day office, dove sono inclusi anche reception, riscaldamento, condizionamento e posti auto. Per l’ufficio condiviso, oltre a bollette e pulizie, sono inclusi fibra ottica FTTH, controllo accessi, sicurezza, parcheggi e uso di alcuni spazi comuni.
I vantaggi economici dell’ufficio on-demand: zero sorprese in bolletta
Sapere che nel costo dell’ufficio on-demand sono incluse tutte le voci energetiche rende l’esperienza chiara e senza sorprese, il che è oggi fondamentale per chi ha bisogno di spazi lavoro sostenibili e facili da gestire.
Del resto, il costo di un ufficio va ben oltre il canone di noleggio e si compone di tante voci frammentate che si accumulano nel tempo e pesano sul bilancio. Con l’ufficio on-demand tutto è chiaro, prevedibile e soprattutto ‘pronto all’uso’, caratteristica che permette di non fermare mai l’operatività.
A questo si aggiunge un vantaggio meno evidente ma comunque importante, ovvero il fatto che l’ufficio on-demand riduce il rischio di sottoutilizzo. In altre parole, si paga solo per ciò che si utilizza e questo può ridurre costi importanti come quelli fissi delle bollette o, in alcuni casi, il riscaldamento o il raffrescamento qualora fossero sempre in uso nei tradizionali uffici affittati, anche se le persone non vi lavorano fisicamente.
Ufficio on-demand vs ufficio tradizionale: confronto costi reali
Il confronto tra un ufficio tradizionale e un ufficio on-demand va fatto in modo complessivo e non limitandosi al solo canone di noleggio.
In questo articolo dedicato a quanto costa l’affitto di un ufficio vengono spiegate chiaramente le spese per affittare un affitto tradizionale in confronto a quelle di un ufficio on-demand presso Aries Workspace.
Il punto è che deve essere valutato il costo reale complessivo, che è fatto certamente dal canone di affitto, ma anche da tutti i costi delle utenze, dei servizi, spese condominiali, assicurazioni, pulizie… solo per citare qualche esempio.
Al di là dello specifico dei costi, è bene considerare l’aspetto metodologico, ovvero noleggiare un ufficio on-demand quando si ha necessità e con costi chiari rende più semplice definire il CTO, il costo totale di utilizzo, questione complessa da fare nel caso dell’ufficio tradizionale, viste anche le incertezze energetiche ed economiche attuali.
In altre parole, l’ufficio on-demand è una voce di costo chiara e certa, che si contrappone a un costo certo nel canone ma incerto nei servizi dell’ufficio tradizionale.
Ufficio on-demand – FAQ
Chi non conosce la realtà del Business Center e dell’ufficio on-demand può avere delle domande e dei dubbi su queste forme di spazi lavoro, ecco alcune domande frequenti che aiutano a fare chiarezza.
Si tratta di un vero e proprio ufficio, arredato e pronto all’uso, che l’azienda e/o il singolo professionista possono utilizzare previa prenotazione. A seconda della formula scelta, questo spazio lavoro può essere riservato per alcune ore, per una giornata o per più giorni.
Ad esempio, Aries Workspace propone formule varie come l’ufficio arredato, il day office e anche l’ufficio condiviso, così le persone possono scegliere la soluzione più comoda e favorevole alle proprie esigenze professionali.
Certo, nel canone sono comprese le utenze e anche diversi servizi tra cui pulizie e altri servizi operativi. La composizione dei servizi può variare in base alle esigenze e nel sito Aries alla pagina dedicata ai servizi per l’ufficio si trovano tutte le informazioni utili.
Sì e questo è un aspetto utile e importante per chi ha bisogno di uno spazio di lavoro per uno o per qualche giorno alla settimana.
In un contesto di lavoro ibrido, l’ufficio on-demand consente infatti di usare lo spazio lavoro solo quando serve, come ad esempio in caso di incontri con clienti, momenti in cui serve più concentrazione o necessità di lavorare in team.
Dipende dalla formula scelta, ma la caratteristica principale è la flessibilità, ovvero il contratto viene fatto in base alla scelta dello spazio lavoro, che può essere a ore, giornaliera, per più giorni o mensile.
Ecco emergere la differenza sostanziale con l’ufficio tradizionale, dove il contratto di affitto è di solito un 6 anni + 6. Le proposte dell’ufficio on-demand sono viceversa più flessibili e adattabili alle reali esigenze dell’azienda o del professionista.
