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Si sa, il lavoro occupa gran parte della nostra giornata, ma ha anche quella tendenza poco simpatica ad allargarsi quando trova degli spazi liberi. Che si tratti di mail controllate durante la cena, telefonate accettate nel fine settimana o semplicemente di pensieri rivolti al lavoro durante il weekend, proprio mentre ci si dovrebbe rigenerare e riposare, il confine tra vita personale e professionale è diventato sempre più sottile.

Da qui nasce il concetto di work-life balance, ovvero l’equilibrio tra vita personale e lavoro, che risponde all’esigenza di ristabilire questo confine indipendentemente dal luogo in cui si lavora e dalla propria professione. 

Certo, il work-life balance interessa sicuramente in modo molto stretto chi lavora da casa, ma anche chi va in ufficio ogni giorno, chi gestisce un’attività autonoma e può percepire più profondamente il carico delle responsabilità e chi alterna ambienti e orari diversi, perché il punto non è soltanto dove si lavora, ma quanto spazio il lavoro riesce a prendersi anche quando la giornata professionale dovrebbe essere finita.

Il punto è che trovare un equilibrio tra vita personale e lavoro significa prima di tutto essere onesti con se stessi e considerarlo come un obiettivo da raggiungere senza diventare troppo esigenti, almeno all’inizio e, soprattutto, se il lavoro è già entrato silenziosamente nella vita privata.

Questo percorso non richiede di dividere il tempo con precisione matematica né di rinunciare a situazioni ed eventi già programmati, ma di accettare che le giornate perfette non esistono e che è possibile costruire ritmi, abitudini, confini e spazi capaci di proteggere il tempo personale. 

È proprio questo tempo, infatti, che permette di recuperare energie, lavorare meglio e vivere pienamente la propria vita.

Work-life balance e cosa significa davvero oggi

La definizione di work-life balance può far pensare a una divisione idealmente perfetta del tempo, con le classicissime otto ore dedicate al lavoro, otto alla vita personale e otto al sonno. Un trittico che, nella realtà, raramente segue i piani.

L’equilibrio non deve quindi essere inteso come una distribuzione matematica della giornata, bensì come la capacità di lavorare senza che la propria professione finisca per occupare e, soprattutto, superare i confini dello spazio destinato al riposo, alle relazioni e agli interessi personali.

Per chi lavora in modo autonomo o da remoto, questo significa avere un maggiore controllo dei propri tempi e riconoscere il momento in cui bisogna staccare, quello in cui il confine del lavoro si chiude e si apre quello della vita privata. 

Significa anche accettare che sarà necessario scendere a qualche compromesso, soprattutto quando si è creato un precedente nel quale si era abituati a lavorare sempre e a far confluire continuamente il lavoro nella vita personale.

Un buon work-life balance permette, infatti, di essere presenti durante il lavoro e altrettanto presenti quando inizia il tempo privato. 

Facile a dirsi e un po’ meno a farsi, soprattutto considerando la frenesia degli ultimi anni e la crescente apertura del lavoro agli orari serali o notturni, favorita anche dalla diffusione del remote working.

I rischi reali di lavorare da casa a lungo termine

All’inizio lavorare da casa può sembrare fantastico, perché non c’è traffico, non ci sono corse e ci si può preparare un caffè quando si vuole. Alla lunga, però, la mancanza di una netta separazione tra ambiente professionale e domestico può produrre conseguenze insidiose.

La prima va direttamente contro l’idea di work-life balance ed è l’estensione della giornata lavorativa. Se il computer è sopra il tavolo della cucina, i documenti sono sempre lì a guardarci e le notifiche dello smartphone restano costantemente accese, controllare una mail o sistemare qualcosa anche in orario serale diventa fin troppo invitante.

Si è già lì, non serve prendere la macchina per andare via e completare quell’attività può dare l’impressione di alleggerire la giornata seguente. In realtà, quel peso può diventare ancora più gravoso, perché finisce per assorbire energie personali che dovrebbero invece essere ricaricate.

C’è poi il grande rischio dell’isolamento, emerso con particolare evidenza durante il Covid, ma presente anche per chi lavora in autonomia o da remoto da molto tempo. Vengono a mancare le occasioni per vedersi, parlarsi e bere un caffè insieme. Certo, esistono le videochiamate e le telefonate, ma incontrarsi di persona è ben diverso.

A questi aspetti si aggiunge la difficoltà di mantenere una routine regolare. La flessibilità dovrebbe migliorare la gestione dell’orario lavorativo, ma l’assenza di confini può rendere tutti i momenti della giornata molto simili, creando una forte confusione mentale.

Perché lo spazio fisico influenza la mente più di quanto si pensi

Gli ambienti comunicano alla mente che cosa ci si aspetta da noi. In cucina si pensa a preparare da mangiare, in camera da letto a riposare e in uno spazio professionale a lavorare. Quando tutte queste attività si svolgono nello stesso luogo, il cervello può andare un po’ in tilt.

Lavorare ogni giorno al tavolo della cucina, a pochi passi dai fornelli, può rendere più difficile sia concentrarsi sia rilassarsi alla fine della giornata. Allo stesso modo, lavorare a letto può rendere quello spazio più pesante e impedire al cervello di riconoscerlo come il luogo destinato al riposo.

Uno spazio esterno crea invece una separazione concreta e fisica. 

Si esce di casa, si raggiunge il luogo di lavoro e ci si siede alla propria postazione, e lo si fa con una sequenza di passaggi che prepara all’attività professionale. Allo stesso modo, riordinare la scrivania, spegnere il computer e tornare a casa aiuta a chiudere la giornata o, meglio ancora, a dichiararla conclusa.

Anche il tragitto può diventare uno spazio di decompressione. Un breve spostamento, una passeggiata o un percorso in bicicletta possono aiutare a passare dalla modalità personale a quella professionale, creando una transizione che tende a scomparire quando si lavora e si vive sempre nello stesso ambiente.

Il terzo spazio tra casa e ufficio tradizionale

Tra la casa e l’ufficio tradizionale esiste un’altra possibilità? Certo, è  il cosiddetto terzo spazio, ovvero un ambiente professionale esterno che permette di lavorare in modo continuativo senza assumersi necessariamente i costi e i vincoli di una sede propria.

Può trattarsi di un ufficio singolo o di una postazione condivisa utilizzata con una formula flessibile. L’elemento più importante è la possibilità di entrare in un ambiente già organizzato per il lavoro e frequentato da altre persone che lavorano, dotato di postazioni, connessione, servizi, spazi per le riunioni e aree in cui confrontarsi o anche soltanto scambiare due chiacchiere.

Il cosiddetto terzo spazio funziona molto bene perché conserva la libertà del lavoro da remoto, ma restituisce una struttura ben definita alla giornata. Si esce di casa, si raggiunge il luogo dedicato e si lavora in un contesto che favorisce la concentrazione, le relazioni e la professionalità. Inoltre, può contribuire a rendere più prestigiosa e strutturata la propria attività.

È una soluzione particolarmente interessante per chi lavora come freelance o consulente, per i titolari di Partita IVA e per i piccoli team che desiderano avere un luogo chiaramente destinato al lavoro senza assumersi l’impegno economico e organizzativo di un ufficio tradizionale con tutti i relativi costi.

Come costruire una routine che protegga il proprio equilibrio

Anche quando si dispone di una postazione professionale, la routine deve essere costruita e può diventare qualcosa di piacevole, anziché un’imposizione, perché permette di creare alcuni punti fermi che rendono riconoscibili soprattutto l’inizio e la fine del lavoro.

Il primo passo è stabilire un orario di ingresso, anche quando non c’è un cartellino da timbrare. In quel momento comincia il lavoro e lo stesso principio vale per l’orario di uscita, che deve segnarne la conclusione.

Possono essere utili anche alcuni piccoli rituali, come prepararsi e vestirsi in un determinato modo prima di iniziare la giornata, per poi compiere il percorso inverso al termine del lavoro, dedicando gli ultimi minuti a riordinare le attività e annotare le priorità del giorno successivo. Questo mette un punto alla giornata e permette di affrontare quella seguente con maggiore sicurezza e serenità mentale.

È poi importantissimo prevedere delle pause durante le quali alzarsi, cambiare ambiente e magari fare qualche esercizio o un po’ di stretching. Mangiare davanti al computer è poco salutare, può compromettere la digestione e, in ogni caso, impedisce alla mente di riposare.

Infine, conviene definire delle regole precise per la reperibilità e abituare gradualmente clienti e collaboratori a rispettarle con le dovute buone maniere. Il weekend, ad esempio, può diventare un tempo da proteggere, così come è possibile stabilire un orario serale oltre il quale il lavoro si conclude.

Scegliere uno spazio di lavoro esterno e cosa considerare

La scelta di uno spazio professionale deve partire dalle proprie abitudini reali e non da un’idea astratta di ufficio perfetto. Bisogna innanzitutto valutarne la posizione, perché uno spazio vicino a casa è più facile da raggiungere e permette di mantenere i vantaggi del lavoro da remoto, evitando lunghe ore nel traffico, sui mezzi pubblici o in macchina, ma aggiungendo allo stesso tempo quella separazione fisica tra vita privata e professionale.

Serve poi considerare il livello di privacy necessario. Una postazione condivisa può essere utile per chi lavora prevalentemente al computer, mentre chi affronta telefonate riservate, videochiamate frequenti o incontri fisici con i clienti potrebbe avere bisogno di un ufficio privato o di una sala riunioni.

Altri elementi da considerare sono sicuramente la qualità della connessione, il comfort della postazione, la disponibilità degli spazi e i servizi inclusi. La segreteria, la gestione della corrispondenza, le pulizie, il parcheggio e l’accoglienza possono alleggerire molte incombenze quotidiane e rendere la giornata più produttiva dal punto di vista del lavoro vero e proprio.

Anche la flessibilità contrattuale è importante, perché le necessità di un professionista possono cambiare rapidamente. Uno spazio piccolo può richiedere di essere sostituito da uno più grande oppure, al contrario, potrebbe risultare poco utilizzato in alcuni mesi. Prima di sottoscrivere un contratto lungo, può quindi essere utile approfondire perché, per una Partita IVA appena aperta, un ufficio tradizionale può diventare un impegno poco conveniente.

A Trento, Aries Workspace propone la soluzione pensata proprio per chi vuole lavorare fuori casa proteggendo la propria libertà e flessibilità. Il Business Center offre uffici privati e sale riunioni con formule all-inclusive che comprendono servizi fondamentali come internet, utenze, pulizie, segreteria e parcheggio, permettendo di sapere con chiarezza quanto si spenderà alla fine del mese.

In questo modo lo spazio di lavoro si adatta alla professione e alla sua evoluzione, mentre diventa possibile creare routine più equilibrate senza affrontare immediatamente importanti costi di affitto, organizzazione e bollette. 

È un modo concreto per costruire un buon work-life balance, che si costruisce passo dopo passo, iniziando dal punto più importante,  la divisione più chiara tra vita personale e lavoro.

Work-life balance: le FAQ

Il work-life balance interessa tutti, ma riguarda ancora più da vicino i professionisti che lavorano da remoto e i titolari di Partita IVA, soprattutto quando l’attività viene svolta ancora all’interno della propria casa. Ecco un paio di risposte rapide che permettono di comprendere meglio il concetto.