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Ecco perché non conviene avere un ufficio in affitto tradizionale nei primi anni

Quando si apre la prima Partita IVA, c’è un mix di emozioni che fa capolino nella vita di tutti: entusiasmo, voglia di fare, desiderio di costruire qualcosa di proprio e anche la volontà di fare le cose “per bene”.

Spesso, tra le prime cose che vengono in mente, c’è quella di affittare un ufficio tutto per sé. Uno spazio istituzionale, professionale, separato dalla vita privata, dove accogliere clienti, collaboratori e sentirsi finalmente dentro una dimensione lavorativa più strutturata.

È un pensiero comprensibile. Anzi, per certi versi naturale.

Ma la domanda da farsi è: e se questo fosse proprio uno dei primi errori da evitare?

Nei primi anni di attività, soprattutto quando la Partita IVA è appena aperta, affittare un ufficio tradizionale può sembrare una scelta solida, ma può trasformarsi in un vincolo economico e organizzativo molto impegnativo.

Vediamo perché.

Il sogno dell’ufficio tutto tuo: perché sembra la scelta giusta

Avere un ufficio tutto tuo comunica sicuramente professionalità e serietà.

Dal punto di vista pratico, significa avere uno spazio dedicato solo al lavoro. Un luogo in cui concentrarti, ricevere clienti, fare riunioni e separare in modo netto la dimensione professionale da quella privata.

C’è anche un aspetto psicologico importante, che coinvolge il fatto di alzarsi, andare in ufficio, iniziare la giornata lavorativa, fare la pausa pranzo, riprendere, chiudere a chiave la porta e tornare a casa. È una routine che aiuta a dare struttura, ritmo e ordine alle giornate.

Il desiderio è più che legittimo e, in alcuni casi, può anche avere senso (lo vedremo tra qualche riga).

Tuttavia, nei primi anni di attività, i rischi legati a un ufficio tradizionale possono superare i vantaggi. Questo perché un ufficio in affitto è un robusto impegno economico, contrattuale e gestionale che va valutato con grande attenzione.

Contratto di affitto 6+6: il vincolo che pochi calcolano

Oggi il contratto di locazione commerciale per uso non abitativo, quindi anche per un ufficio, ha solitamente una durata classica di sei anni, con rinnovo automatico di altri sei.

Questa durata ha una sua logica dietro, perché se una persona imposta la propria attività professionale in un luogo, cambiarla può essere un problema. Lo è per il posizionamento nei confronti dei clienti, ma anche per tante questioni pratiche: come la domiciliazione di bollette, posta, l’indirizzo ufficiale, le abitudini operative.

Il punto, però, è che concretamente si tratta di un periodo molto lungo.

Se firmi oggi un contratto di affitto commerciale, potresti trovarti legato a quello spazio per dodici anni. Un tempo davvero importante, soprattutto se hai appena iniziato la tua attività professionale in proprio.

Certo, il recesso anticipato esiste, ma non sempre è semplice. Il conduttore può recedere in qualsiasi momento solo se ricorrono gravi motivi e con un preavviso di almeno sei mesi, da comunicare tramite lettera raccomandata.

Se hai appena aperto la Partita IVA, le domanda da farti allora sono:

Sai già dove sarà la tua attività tra sei anni?
Hai costruito piani a lungo termine abbastanza solidi da sostenere il costo di un ufficio classico?
Sai già se avrai bisogno dello stesso spazio, nella stessa zona, con le stesse caratteristiche?

Rispondere onestamente può aiutarti a mettere sulla bilancia fattori importanti che spesso, all’inizio, vengono sottovalutati.

I costi nascosti di un ufficio tradizionale

Un ufficio tradizionale ha sicuramente dei vantaggi. Lo abbiamo visto, perché dà prestigio, permette di dividere bene la vita privata da quella professionale e offre un luogo fisico dove recarsi ogni giorno per lavorare.

Ma i costi sono molti, come abbiamo spiegato nel dettaglio nell’articolo “Quanto costa l’affitto di un ufficio?“. E non si parla solo del canone mensile, che oggi può essere parecchio impegnativo, soprattutto per uffici centrali e in buono stato.

Ci sono infatti diversi costi supplementari, che possono essere definiti a tutti gli effetti “nascosti”, ma che devono essere considerati prima di prendere una decisione.

• Il primo è la caparra, che in genere può arrivare a due o tre mensilità anticipate.
• Poi c’è l’arredamento. Se l’ufficio è già arredato, questa voce può essere ridotta o non essere presente. Ma se l’ufficio è vuoto, bisogna considerare scrivanie, sedie, scaffali per i documenti, eventuali arredi per una sala d’attesa, lampade, tappeti, piante ornamentali e tutto ciò che serve per rendere lo spazio professionale e accogliente.
• Ci sono poi le utenze, una delle voci più importanti oggi, quindi luce, gas, internet. Se internet è una spesa abbastanza prevedibile, luce e gas non lo sono affatto, soprattutto considerando le oscillazioni dei costi energetici degli ultimi anni.
• Anche le pulizie sono a carico del conduttore. Puoi occupartene personalmente? Certo, ma questo richiede tempo ed energie che vanno conteggiati. Oppure puoi affidarti a un’impresa, con un costo ulteriore. In ogni caso, se ricevi clienti, l’ufficio deve essere sempre pulito, ordinato e curato.
• A questi costi si aggiungono l’assicurazione dei locali, la manutenzione ordinaria, le imposte di registro del contratto e l’eventuale adeguamento ISTAT del canone, cioè un aumento annuale dell’affitto in base agli indici di riferimento.

Il risultato è che il costo reale di un ufficio tradizionale può essere molto più alto del semplice canone mensile.

E se la tua attività cresce (o cambia) prima della scadenza?

Ogni attività imprenditoriale, soprattutto all’inizio, non è prevedibile al 100%. Proprio per questo è utile immaginare diversi scenari fin dall’inizio, in modo da essere pronti ad affrontare eventuali cambiamenti.

Il primo scenario può essere favorevole: la tua attività cresce più velocemente del previsto. Dopo un anno potresti avere bisogno di uno spazio più grande, magari perché hai collaboratori, ricevi più clienti o desideri trasferirti in una zona più prestigiosa.

Ma se hai già firmato un contratto 6+6, quello spazio può diventare un vincolo.

Un secondo scenario riguarda il cambiamento. Potresti cambiare mercato, città, modello di business o modo di lavorare. Nulla è scritto sulla pietra, soprattutto nei primi anni. Eppure il contratto di affitto 6+6 resta.

Il terzo scenario è quello più complesso, con una fase di crisi. Può succedere a tutti. Clienti importanti che cambiano, fatturato che rallenta, necessità di ridurre i costi. In questi casi, avere un contratto rigido può diventare un peso significativo.

Ecco perché nei primi anni dopo l’apertura della Partita IVA la parola d’ordine dovrebbe essere flessibilità, non stabilità a tutti i costi.

C’è sempre tempo per cercare uno spazio tradizionale e impegnarsi in un contratto più lungo. Ma all’inizio, avere margine di movimento può fare davvero la differenza.

L’alternativa: l’ufficio arredato all-inclusive in un business center

Oggi un’alternativa esiste ed è scelta da un numero sempre maggiore di professionisti, startup e nuove attività, ovvero l’ufficio arredato all-inclusive in un business center.

Un business center è uno spazio organizzato in cui sono presenti uffici di diverse tipologie, che possono essere utilizzati con contratti molto più flessibili rispetto alla locazione commerciale tradizionale.

Non a caso si parla spesso di posti di lavoro flessibili.

Il contratto di utilizzo degli spazi e dei servizi prevede una durata concordata tra le parti e non ha i vincoli rigidi della locazione commerciale 6+6.

Per chi è adatta questa soluzione?

Sicuramente per startup, professionisti che hanno appena aperto la Partita IVA, attività non ancora al massimo sviluppo, realtà che potrebbero avere bisogno di cambiare sede in tempi relativamente brevi.

Ma è adatta anche a chi non ha bisogno di un ufficio tutti i giorni, magari solo per qualche giorno alla settimana (quindi un day office), o a chi all’inizio ha bisogno solo di uno spazio contenuto o di rappresentanza, con la possibilità di farlo evolvere nel tempo.

La formula all-inclusive può includere uffici arredati, utenze, internet, pulizie, segreteria, parcheggio, sala riunioni e altri servizi, il tutto in un canone mensile chiaro e trasparente.

Il vantaggio principale? Sapere fin da subito quanto si paga in modo totale.

Questo permette di costruire un business plan più preciso, controllare meglio i costi e lavorare in modo professionale senza immobilizzare capitali in spese impreviste.

Un altro beneficio importante è la scalabilità, perché si può partire da un ufficio più piccolo e passare a uno più grande in base alle esigenze del momento, al periodo di lavoro e alla crescita dell’attività.

In più, non ci sono importanti spese di attivazione, grandi caparre o sorprese in bolletta. Per chi apre la prima Partita IVA, questo può essere un vantaggio fondamentale.

Ma posso dedurre il canone del business center?

Questo è un aspetto molto importante per chi apre la prima Partita IVA.

Nel regime forfettario non si possono dedurre le spese, incluso l’affitto di uno studio o di uno spazio in coworking, perché le imposte vengono applicate con un coefficiente forfettario sul fatturato.

Nel regime ordinario, invece, il canone dell’ufficio strumentale è generalmente deducibile.

In ogni caso, per avere informazioni corrette rispetto alla propria situazione specifica, è sempre consigliabile chiedere consiglio al proprio commercialista di fiducia.

Quando ha senso invece investire in un ufficio tradizionale?

Anche l’ufficio tradizionale ha un suo senso.

Può essere una scelta consigliabile quando l’attività è già solida, stabile da anni e con prospettive chiare. Oppure quando si ha bisogno di uno spazio altamente personalizzato, con caratteristiche specifiche che difficilmente si trovano in un business center.

Si pensi, ad esempio, a uno showroom, a un laboratorio, a uno spazio fotografico per un e-commerce o a una sede che richiede ambienti particolari, magari con aree comuni, caffetteria, zone operative e una forte personalizzazione dell’immagine aziendale.

In questi casi, un ufficio tradizionale può diventare molto più di un luogo di lavoro, può trasformarsi in una sede definitiva, rappresentativa e perfettamente coerente con l’identità dell’attività.

In tutti gli altri casi, soprattutto all’inizio, quando si apre la prima Partita IVA, la flessibilità può valere molto più della stabilità apparente di un contratto lungo.

Flessibilità oggi, solidità domani: la scelta giusta per chi inizia

Nei primi anni, se hai appena aperto la Partita IVA, la flessibilità merita di essere considerata come un asset prezioso.

Perché dà libertà.

Permette di ampliare o ridurre gli spazi con i propri tempi, in base all’evoluzione dell’attività e alle mutazioni del mercato.

Inoltre, sapere quanto si paga ogni mese grazie a una formula all-inclusive permette di lavorare in modo professionale senza immobilizzare capitali in un contratto lungo, che un domani potrebbe non servire più o trasformarsi in un peso.

La flessibilità di un business center permette di avere uno spazio dove presentarsi bene, accogliere clienti, stringere collaborazioni, fare rete e lavorare con la stessa professionalità di un ufficio tradizionale, ma con la possibilità di cambiare quando serve.

C’è sempre tempo per fare il salto verso un ufficio definitivo.

All’inizio, però, scegliere una soluzione più leggera, scalabile e trasparente può essere il modo migliore per costruire basi solide senza rinunciare alla libertà.

Se sei curioso di vedere come è strutturato un ufficio all-inclusive, ti aspettiamo all’Aries Workplace di Trento, dove potrai scoprire tutte le soluzioni disponibili senza alcun impegno.

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